Fiere e manifestazioni sono un’occasione importante per raccogliere contatti e allargare la propria attività promozionale e commerciale. Dopo alcuni anni di stop a causa COVID-19, l’attività può finalmente ripartire, fornendo nuovo impulso all’attività commerciale, farsi conoscere, trovare nuovi clienti. Fondamentale è però gestire i dati personali raccolti in maniera corretta fin dalla loro raccolta. Quali sono i principali accorgimenti privacy devono tenere in considerazione? In questo post vedremo alcune soluzioni che Renorm Srl ha individuato in collaborazione con un proprio cliente.

 

Premessa

Un punto di incontro per farsi conoscere sul mercato, per rinnovare la fiducia dei clienti nei propri prodotti e servizi, possibilmente arricchire l’anagrafica con nuovi contatti, la prospettiva di nuovi progetti. Le fiere e le manifestazioni a cui l’azienda partecipa sono l’occasione per un nuovo impulso alle attività promozionali e commerciali. Oltre a predisporre lo stand e organizzare gli altri tantissimi aspetti inerenti alla fiera, occorre non perdere di vista la tutela dei contatti che saranno raccolti: i dati personali dei potenziali clienti.

 

Il contesto normativo in cui ci si muove nella raccolta di dati personali

La fonte principale per la tutela dei dati personali, il Regolamento UE 206/679 prescrive che al momento della raccolta del dato personale, il Titolare del trattamento deve sottoporre all’interessato un’informativa privacy, per informarlo sugli aspetti fondamentali del trattamento, fra cui l’indicazione su  chi tratterà i suoi dati, come li tratterà, per quanto tempo. Non solo – quando la base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato, questo consenso deve essere raccolto e documentato, in quanto il Titolare del trattamento deve poterne dare evidenza.

 

“Il consenso al trattamento dei dati personali deve essere preventivo, libero, specifico e dimostrabile: il GDPR non prescrive un consenso in forma scritta. Tuttavia, il Titolare del trattamento deve operare secondo accountability e deve essere in grado di comprovarlo”

“Gli interessati devono essere messi in grado di esprimere consapevolmente e liberamente le proprie scelte in ordine al trattamento dei dati che li riguardano, manifestando il proprio consenso -allorché richiesto per legge- per ciascuna distinta finalità perseguita dal titolare” – il principio veniva espresso dal Garante Privacy già nel lontano 2008 nel provvedimento “Marketing via fax e e-mail: possibile inviare notizie a carattere promozionale solo con il consenso preventivo, libero e specifico dell´interessato (Bolognafiere Web s.r.l.) – 19 dicembre 2008”.

Si badi che il consenso potrebbe essere espresso anche in forma verbale dal cliente o per comportamento concludente (il caso più frequente è la consegna di un biglietto da visita con la richiesta verbale di essere contattato), tuttavia ove possibile si richiede la sottoscrizione del modulo di raccolta dati corredato di informativa privacy, a fini di prova: è infatti onere del Titolare del trattamento provare di aver ottenuto dall’interessato il consenso per il trattamento dei propri dati personali per l’invio di comunicazioni promozionali o di marketing. La modalità più efficace per avere tale prova è e rimane quello di disporre di un documento sottoscritto dal cliente con la data di sottoscrizione.

 

La sottoscrizione di modulistica in fiera risulta difficile nella pratica

La fiera è un ambiente dinamico e veloce – non risulta sempre agevole per le persone presenti allo stand, sottoporre al potenziale cliente un modulo di raccolta dati corredato di apposita informativa privacy estesa. La sottoscrizione di modulistica dedicata alla raccolta dei dati personali e degli appositi consensi per poter utilizzare tali dati personali a scopo promozionale e commerciale può suscitare nella persona partecipante alla fiera una certa ritrosia. Paradossalmente, tale sottoscrizione, che è volta in primo luogo alla tutela stessa della persona fisica, suscita sospetto. Effettivamente, un aspetto con cui il consulente privacy può scontrarsi nella sua quotidianità è il fornire al proprio cliente un quadro giuridico per un corretto trattamento di dati personali perfettamente lineare nella teoria e in linea con la normativa, ma difficilmente applicabile nella pratica per il proprio cliente.

Qualche soluzione alternativa

Assieme al proprio cliente, Renorm Srl ha cercato soluzioni alternative, per la situazione in cui non è possibile sottoporre un’informativa privacy con esplicita richiesta di consenso. Una possibilità risulta aumentare quanto possibile l’informazione fornita all’interessato, mediante affissione dell’informativa privacy in un luogo visibile, fotografando inoltre tale affissione, al fine di avere ulteriori evidenze di aver fornito all’interessato le informazioni di cui necessita riguardo al trattamento dei propri dati personali.

“Aumentare l’informazione preventiva all’interessato, confermando per iscritto l’inserimento in anagrafica, trovando la modalità più adeguata alla realtà aziendale per sottoporre una successiva richiesta di consenso espressa”

Nel momento di ritorno in azienda, non è possibile semplicemente inserire i nuovi contatti nell’anagrafica dedicata all’invio di newsletter e offerte commerciali. Si consiglia invece di inviare al potenziale cliente una comunicazione in cui si conferma l’avvenuta registrazione all’interno dei sistemi aziendali, come da richiesta dell’interessato. Potrà inoltre questa essere l’occasione per sottoporre all’interessato la richiesta di consenso.

 

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