Premessa
Una delle domande più frequenti rivolta ai consulenti privacy dall’area risorse umane riguarda le tempistiche della consegna di un’informativa privacy ai candidati. Il momento che solitamente genera più confusione è quello relativo all’invio spontaneo di CV. Viene inoltre chiesto se deve essere raccolto un consenso al trattamento dei dati dei candidati; la domanda deriva spesso dalla dicitura prevista in calce in molti modelli di CV reperibili sul web, che prevedono il rilascio di un consenso spontaneo dell’interessato.
Vediamo insieme se e quando va fornita l’informativa candidati e perché non serve un consenso al trattamento dati dei CV.
Il Regolamento (UE) 679/2016 prevede che, in base alle finalità del trattamento, il Titolare debba fornire agli interessati, prima del trattamento, le informazioni richieste dalle norme (art. 12 GDPR). Per adempiere a questi obblighi informativi è prevista la predisposizione di una apposita informativa privacy (art.13-14 GDPR). Il documento ha dunque lo scopo di informare l’utente/interessato, delle finalità e modalità di trattamento dei propri dati personali.
L’informativa deve essere chiara e facilmente consultabile e deve contenere gli elementi essenziali indicati espressamente negli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016.
L’informativa è dovuta ogni qual volta vi sia un trattamento dati e va data precedentemente all’effettuazione del trattamento stesso. L’obbligo di informare gli interessati deve precedere l’avvio della raccolta dei dati. Non sussiste, invece, obbligo di fornire l’informativa se il trattamento riguarda dati anonimi o dati di enti o persone giuridiche (dati che fuoriescono dalle tutele del Reg. (UE) 679/16).
Anche il trattamento dati del Candidato merita apposita informativa, che indichi finalità e modalità di trattamento dei dati di un soggetto che vuole concorrere alla selezione per una posizione lavorativa aperta.
Solitamente le modalità di candidatura possono essere le più disparate e generalmente i clienti non hanno dubbi su quando fornire un’informativa ex art 13 GDPR nel caso di implementazione di un format di candidatura online (dove l’informativa andrà inserita prima dell’invio della richiesta digitale, meglio se con flag di presa visione), o di persona al momento del colloquio con candidati magari inviati da una agenzia, che non hanno avuto precedenti contatti col possibile futuro datore di lavoro.
Sorgono invece molti dubbi su come comportarsi nel caso di invio di CV spontaneo dell’interessato a mezzo mail, fax, o cartaceo
Sorgono dunque dubbi in tutti quindi quei casi, dove il trattamento di archiviazione e analisi del CV, avviene in realtà prima di poter fornire un’informativa, proprio per motivi logistico-organizzativi.
Il caso dei curriculum vitae, spontaneamente inviati dai candidati, è stato espressamente disciplinato dall’art. 111-bis del D.Lgs 196/2003, il quale stabilisce che l’informativa deve essere fornita al momento del primo contatto utile, successivo all’invio del curriculum (quindi ad esempio in caso di prima convocazione per un colloquio). Le informazioni di cui all’articolo 13 del Regolamento, quindi nei casi di ricezione dei curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati al fine della instaurazione di un rapporto di lavoro (es. a mezzo di invio spontaneo via mail), vengono fornite al momento del primo contatto utile, necessariamente successivo all’invio del curriculum medesimo. Non è dunque necessaria una mail contestuale di risposta con invio dell’informativa privacy per ogni CV spontaneamente inviato. Ciò non toglie che il Titolare del Trattamento può procedere in tal senso, o può scegliere di pubblicare l’informativa sul suo sito web (qualora ne abbia uno) a favore degli interessati, ma si precisa che tale attività non è dovuta.
Va inoltre sfatato un altro mito relativo ai CV: quasi tutti i modelli reperibili sul web, prevedono in calce una frase relativa al consenso del trattamento dati dell’interessato.
Va previsto un consenso al trattamento dati sul CV?
L’interessato non deve dare alcun consenso al trattamento dei dati del suo CV e questo per due ragioni principali:
- perché il consenso deve necessariamente essere informato e l’informativa in questo caso non è ancora stata fornita dal Titolare del trattamento. L’interessato darebbe quindi un consenso senza sapere a cosa esattamente lo fornisce.
- La base giuridica in questo caso rientra nelle misure precontrattuali e non nel consenso. Il trattamento risulta necessario a rispondere ad una richiesta di candidatura di un soggetto, non è basato su un consenso al trattamento dell’interessato stesso (per usare altre parole: se voglio che un datore di lavoro prenda in considerazione una mia candidatura, il trattamento dei dati contenuti nel mio CV è imprescindibile).
Cosa possiamo quindi dire del trattamento dati dei candidati:
- Che va predisposta un’apposita informativa (dove vanno indicate finalità, modalità di trattamento, idonee politiche di conservazione dei dati trattati e tutti gli altri elementi previsti dall’art. 13 GDPR);
- Cha l’informativa, nel caso di cv inviati spontaneamente o contatti telefonici, anche se il trattamento è in realtà già iniziato, può essere data al primo contatto utile (es. colloquio);
- Che la base giuridica indicata nell’informativa non deve essere ricondotta al consenso dell’interessato, in quanto il trattamento risulta obbligatorio a dare atto alla richiesta dell’interessato (candidarsi ad una posizione lavorativa).
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