L’area Risorse Umane può trovare un’utile fonte di candidati mediante il sistema di candidatura online, ma attenzione alle modalità di gestione del curriculum vitae!
Frequentemente sul sito di diverse aziende c’è uno spazio dedicato alla raccolta dei dati personali di eventuali interessati, in modo che l’azienda possa ricevere direttamente i dati utili a contattare il potenziale candidato che compila il form online nella sezione “Lavora con noi!”. Fondamentale inoltre è che al momento dell’invio dei dati personali mediante il form venga presentata al candidato un’informativa privacy al trattamento dei suoi dati, che egli legge – o attesta di aver letto – mediante un click sull’apposito spazio.
Dei curricula inviati l’azienda deve impostare una corretta gestione a livello privacy: essi devono essere accessibili solamente dagli incaricati autorizzati per la gestione della procedura di selezione, e successivamente archiviati per un tempo congruo alla finalità per cui essi sono stati raccolti. Naturalmente, per tutta la durata della procedura di selezione essi devono poter essere gestiti e trattati. Successivamente alla conclusione della procedura di selezione, in caso di assunzione il curriculum vitae del candidato entrerà a far parte della più ampia documentazione relativa all’ormai dipendente, generalmente conservata in una apposita cartella dedicata ad ogni singolo dipendente.
…e i curricula scartati?
Se il Regolamento (UE) 2016/679 per molti aspetti non fornisce una soluzione precisa e rigorosa, ma invita il Titolare del trattamento a ragionare sui propri processi di trattamento di dati personali e sulle proprie procedure, relativamente alla conservazione dei curricula scartati, viene in aiuto del Titolare del trattamento il Garante Privacy nazionale, che ha delineato una conservazione della durata di 2 anni dal momento della ricezione del curriculum vitae.
Rimane salva la possibilità di una conservazione maggiore, qualora risulti presente una finalità del trattamento dei dati personali in questo senso. È questo ad esempio il caso dei curricula relativi a posizioni particolari, le quali richiedono competenze determinate e/o difficili da reperire sul mercato del lavoro, per profili professionali specifici. Tale elemento può essere quindi inserito nell’informativa al trattamento dei dati personali dedicata al candidato, che in questo modo viene informato anche della durata relativa alla conservazione dei propri dati personali contenuti nel curriculum vitae.
La gestione pratica dei curriculum vitae inviati mediante la candidatura online.
Quale che sia l’esito della procedura di selezione del personale per il candidato, seguendo gli accorgimenti indicati, l’azienda in qualità di Titolare del trattamento dovrà fare attenzione alla tutela dei dati personali dei candidati, sin dalla predisposizione di un sistema di gestione volto alla corretta conservazione di tali dati, passando per un colloquio di lavoro condotto in modo rispettoso per quanto riguarda la sfera più personale della persona. Sempre se al colloquio il candidato ci arriva, quando non viene scartato mediante un trattamento automatizzato.
“Last but not least”: l’azienda deve predisporre un adeguato sistema di smaltimento dei documenti – cartacei e digitali – inerenti alla procedura di selezione, una volta che essa è conclusa. Una piccola sfida per l’area Risorse Umane, la quale potrà rinnovare, operando nel rispetto della normativa privacy, la sua centralità in azienda.